Databeskyttelse

Når Statsministeriet modtager og behandler din henvendelse, behandler ministeriet oplysninger om dig. Efter artikel 13 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen), har Statsministeriet pligt til at informere dig om behandlingen af dine personoplysninger.

De oplysninger vi skal give dig er følgende:

1. Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?
Statsministeriet er dataansvarlig i forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor:

Statsministeriet
Prins Jørgens Gård 11
1218 København K

Telefon: 33 92 33 00
Mail: stm@stm.dk
Hjemmeside: www.stm.dk

Hvis du har spørgsmål til Statsministeriets behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte ministeriet.

2. Statsministeriets databeskyttelsesrådgiver (DPO)
Kammeradvokaten/advokat Martin Sønnersgaard har rollen som databeskyttelsesrådgiver for Statsministeriet. Martin Sønnersgaard kan kontaktes på følgende måder: På e-mail: stm-dpo@kammeradvokaten.dk, på adressen Kalvebod Brygge 32, 1560 København V, Att. Databeskyttelsesrådgiver Martin Sønnersgaard, eller telefon 33 15 20 10.

Du kan i øvrigt kontakte Statsministeriets databeskyttelsesrådgiver, hvis du har spørgsmål til Statsministeriets behandling af personoplysninger.

3. Formålet med behandlingen af dine personoplysninger
Statsministeriet behandler dine personoplysninger som led i offentlig myndighedsudøvelse. Din henvendelse undergives i den forbindelse den nødvendige sagsbehandling, herunder fx journalisering efter offentlighedsloven, ligesom din henvendelse opbevares efter arkivlovgivningen.

4. Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger
Statsministeriet behandler dine personoplysninger med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e. Statsministeriets behandling af dine oplysninger sker således som led i ministeriets myndighedsudøvelse.

Statsministeriet behandler dine eventuelle følsomme personoplysninger, som du selv har afgivet, med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f (behandling er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares). Statsministeriet er således forpligtet til at journalisere din henvendelse efter offentlighedslovens regler.

5. Indsamling af personoplysninger
Statsministeriet behandler alene de oplysninger om dig, som er indeholdt i din henvendelse. Hvilke oplysninger, der behandles, afhænger således af, hvilke oplysninger du har angivet i din henvendelse. Dette kan bl.a. omfatte følgende oplysninger:

• Kontakt- og identifikationsoplysninger (fx navn og e-mail).
• Oplysninger i din henvendelse, som du selv har indsendt til Statsministeriet, herunder om private forhold, civilstatus, helbredsforhold, religiøs eller politisk overbevisning mv.

Der kan være tale om følgende kategorier af personoplysninger:

• Almindelige personoplysninger og identifikationsoplysninger (CPR-nummer).
• Oplysninger om strafbare forhold.
• Følsomme personoplysninger.

6. Modtagere eller kategorier af modtagere
Statsministeriet kan – og skal i nogle tilfælde – videregive din henvendelse til offentlige myndigheder (fx et andet ressortministerium), politiske partier, Folketinget, Kongehuset eller andre med henblik på besvarelse af henvendelsen. Du vil normalt modtage en underretning, hvis din henvendelse videregives til andre. Statsministeriet overlader endvidere oplysninger til ministeriets databehandlere (fx Statens IT).

7. Opbevaring af dine personoplysninger
Statsministeriet behandler dine oplysninger, indtil de skal arkiveres eller kasseres efter reglerne i arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1201 af 28. september 2016, eller i øvrigt kun så længe de er nødvendige til det formål, de er indsamlet med henblik på. Når der ikke længere foreligger et retligt eller administrativt behov, bliver oplysningerne kasseret (slettet).

8. Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningens artikel 15 som udgangspunkt ret til indsigt i de oplysninger, som Statsministeriet behandler om dig. Du har efter artikel 21 endvidere i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod Statsministeriets ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Efter artikel 16 har du ret til at få eventuelle urigtige oplysninger om dig selv rettet. Du har endvidere efter artikel 17 i særlige tilfælde ret til at slettet oplysninger om dig på et tidligere tidspunkt end det tidspunkt, der er anført i afsnittet om opbevaring og sletning.

Endelig har du efter artikel 18 i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må Statsministeriet fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte Statsministeriet, jf. ovenfor under pkt. 1.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

9. Klage til Datatilsynet
Du kan klage over Statsministeriets behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet efter reglerne i databeskyttelsesforordningens artikel 77. Du kan kontakte Datatilsynet fra din digitale postkasse på borger.dk, ved almindelig e-mail til dt@datatilsynet.dk eller med almindelig post til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby.

***

When the Prime Minister's Office receives and processes your inquiry, the Prime Minister's Office will process data about you. According to Article 13 of Regulation (EU) 2016/679 of 27 April 2016 of the European Parliament and of the Council on the protection of natural persons with regard to the processing and free movement of personal data and repealing Directive 95/46/EC (the General Data Protection Regulation), the Prime Minister's Office is required to inform you of the processing of your personal data.

The information is the following:

1. We are the data controller – how do you contact us?
The Prime Minister's Office is the data controller in connection with the processing of your personal data. Our contact details are the following:

Statsministeriet (Prime Minister's Office)
Prins Jørgens Gård 11
DK-1218 Copenhagen K

Telephone: +45 33 92 33 00
E-mail: stm@stm.dk
Website: www.stm.dk

If you have any questions regarding the processing of your data by the Prime Minister's Office, you are welcome to contact us.

2. The data protection officer (DPO) of the Prime Minister's Office
Kammeradvokaten / Attorney Martin Sønnersgaard has the role of data protection officer of the Prime Minister's Office. Martin Sønnersgaard may be contacted as follows: By e-mail: stm-dpo@kammeradvokaten.dk, at the address Kalvebod Brygge 32, DK-1560 Copenhagen V, Att. Martin Sønnersgaard, Data Protection Officer, or by telephone +45 33 15 20 10.

If you have any questions regarding the processing of personal data by the Prime Minister's Office, you may also contact the data protection officer of the Prime Minister’s Office.

3. The purpose of the processing of your personal data
The Prime Minister's Office processes your personal data in the exercise of official authority. In this connection, your inquiry will be subject to the necessary administrative procedures, such as filing in accordance with the Danish Public Information Act (offent-lighedsloven) and storing in accordance with the Danish Archives Act (arkivloven).

4. The legal basis for the processing of your personal data
The Prime Minister's Office processes your personal data under the authority of Article 6(1) point (e) of the General Data Protection Regulation. The Prime Minister’s Office's processing of your data is thus carried out in the exercise of official authority.

The Prime Minister's Office processes your sensitive data, if any, which you yourself have provided under the authority of Article 9(2) point (f) of the General Data Protection Regulation (processing is necessary for the establishment, exercise or defence of legal claims). The Prime Minister's Office is therefore required to file your inquiry in accordance with the provisions of the Danish Public Information Act.

5. Collection of personal data
The Prime Minister's Office only processes the data about you that are included in your inquiry. The data that will be processed therefore depend on the data you have provided in your inquiry. The data may include the following (for example):

• Contact and identifying information (e.g. name and e-mail).
• Information in your inquiry that you yourself have submitted to the Prime Minister’s Office, such as private matters, marital status, health-related matters, religious beliefs or political opinion, etc.

The personal data may include the following categories of personal data:

• General personal data and identifying information (CPR number).
• Data on criminal offences.
• Sensitive personal data.

6. Recipients or categories of recipients
The Prime Minister's Office may – and must in some instances – pass on your inquiry to public authorities (such as another relevant ministry), political parties, the Danish Parliament (Folketinget), the Danish Royal House or others for the purpose of answering your inquiry. You will normally receive notification if your inquiry is passed on to others. The Prime Minister's Office furthermore discloses data to its data processors (such as the Agency for Governmental IT Services in Denmark (Statens IT)).

7. Storage of your personal data
The Prime Minister's Office will process your data until they are filed or discarded pursuant to the provisions of the Danish Archives Act, see Consolidated Act no. 1201 of 28 September 2016, or as long as they are necessary for the purpose for which they were collected. When they are no longer required for administrative purposes, the data will be discarded (erased).

8. Your rights
Pursuant to Article 15 of the General Data Protection Regulation, you are in principle entitled to access the data that the Prime Minister’s Office processes about you. Pursuant to Article 21, you are in certain circumstances also entitled to object to the Prime Minister’s Office's otherwise lawful processing of your personal data.

Pursuant to Article 16, you are entitled to have any incorrect data about you corrected. Pursuant to Article 17, you are also in particular circumstances entitled to have data about you erased sooner than the time stated in the paragraph regarding storage and erasure.

Finally, pursuant to Article 18, you are in certain circumstances entitled to restriction of processing of your personal data. If you are entitled to restriction of processing, the Prime Minister’s Office may in future only process the data - except for storage - with your consent, or for the establishment, exercise or defence of legal claims, or for the protection of the rights of a person, or for reasons of important public interest.

If you wish to exercise any of your rights, please contact the Prime Minister's Office, see above under paragraph 1.

You may read more about your rights in the Danish Data Protection Agency's guide to the rights of data subjects, available at www.datatilsynet.dk.

9. Complaint to the Danish Data Protection Agency
Any complaints regarding the Prime Minister’s Office's processing of your personal data may be lodged with the Danish Data Protection Agency (Datatilsynet) pursuant to the provisions of Article 77 of the General Data Protection Regulation. You may contact the Danish Data Protection Agency from your digital mailbox at borger.dk, by ordinary e-mail to dt@datatilsynet.dk, or by ordinary post to the Danish Data Protection Agency, Carl Jacobsens Vej 35, DK-2500 Valby.